電腦小教室 / 第 39 頁

好一陣子沒開 Excel 小教室了，大家是不是有點懷念呢？其實一方面是阿湯發現其他沒講過的函數，不是太難、太冷門，就是太簡單不需要特別講解，一方面是沒有人提問，大家要多提問啊，阿湯會竭盡所能為大家解答的，這篇要介紹的是「COUNTBLANK」這個函數，使用時機在於計算特定範圍內，「空白」的儲存格有多少個，其他數字包含「0」就都不會列入計算。

常用 Google 日曆的人可能會碰到，不知道什麼時候它自動建立了一項行程，那是因為 Google 會很貼心的掃瞄你的 Gmail，並將信件中有關於訂票、訂房等行程的內容，自動加入你的行事曆，但這有時候會造成困擾，例如你的行事曆是公私並用，或是與他人共用，你應該不會想要自己 mail 裡的資訊被看到，其實可以手動關閉這項設定，保持你的隱私及資訊安全。

現在不少企業都用 Gmail 來當作公務往來信箱，在幾乎人人都有 Google 帳戶的時代，Gmail 的確是比較快速又方便的選擇，隨著 Google 不斷進步，現在提供了不少應用程式可讓 Gmail 及 G Suite 用戶作為外掛使用，包括人資、法務、行銷、網站開發、教學工具等，大部分是公司常會用到的類別，可能有些程式是你本身就有在使用的，安裝之後你就在收信夾進行相關操作，省下不少時間。

大家在儲存 Word 檔案時，只有設定存到電腦裡嗎？那如果電腦突然壞了，或臨時停電，那就不好辦了，以往比較傳統的方式是每隔一段時間將電腦資料備份到隨身碟，但建議還是由雲端備份比較好，那麼停電時還可以利用手機查看，這篇阿湯就來教大家怎麼新增 Dropbox 和 Google Drive 的連結，讓你可以輕鬆的將檔案儲存到雲端，不僅方便使用，多了一層保障也比較安心。

將做好的表格直向轉橫向，最簡單的方式就是先整個複製再用「轉置」貼上，但這樣做只能讓你的資料做到基本的「重複」而已，怎麼說呢？如果你確定表格要交出去了不會再改那就用這招沒差，但如果加上「TRANSPOSE」這個函數，當你在原始表格內做了哪些更改，旋轉後的新表格也會一起更改，因為「TRANSPOSE」是屬於「陣列公式」，可讓同樣的公式套用到所有儲存格，來看範例。

上次發表這篇「如何使用 Word 編輯 PowerPoint 大綱，再匯入簡報進行製作」後，有網友跟阿湯說其實也可以用記事本（文字文件）來編輯，而且速度比 Word 快很多，由於阿湯很少在用記事本就稍微研究一下，發現超級簡單的！只要將資料打進去再利用「Tab」鍵就能完成，不用選擇這行是標題一、標題二，但前提就是你對投影片的架構已經相當清楚，比較不容易搞混，一起來看看怎麼用吧。

隨著 Google 雲端硬碟、文件、試算表的使用度越來越高，這些線上工具也一直在改善，現在 Google 簡報已經可以在製作時插入 Google Keep 記事本的資料，而企業版的功能更加入了連結選項，讓兩個簡報之間可以同步更新，不用一直切換視窗改來改去，另外像格狀檢視、在不同平台間隱藏投影片，以及各式各樣的外掛程式，都讓 Google 簡報更加方便好用，可望有一天能取代微軟 PPT。

在 Excel 中一次選擇相鄰的儲存格非常簡單，滑鼠拉一下就能完成，但如果你遇到的情況是必須選擇許多不相鄰的儲存格呢？不管是刪除數據還是更改格式，都有可能會碰到這樣的處理內容，如果不知道怎麼用可能就傻傻的一個一個選一個一個去改，千萬不要用那麼沒有效率的方式，這篇阿湯就教大家，怎麼用鍵盤加滑鼠，或者是單用鍵盤來選擇多個「不相鄰」儲存格的方法。

在講究無紙本的環保概念下，已經有一些企業請員工將簡報檔儲存到手機或平板來閱讀，但就阿湯所知大部分的公司還是會用原始的方式，全部印出來給員工閱讀方便筆記，於是有朋友問阿湯可不可以在簡報檔的頁首頁尾加入註記，並讓這些內容顯示在紙本上，但當作投影片播放的時候不要顯示呢？很簡單，只要在插入頁首頁尾的時候在「備忘稿及講義」編輯，要列印檔案的時候再調整設定即可。

慣用 Excel 的人都知道，如果要進行加總只要按一下功能列中的「Σ」圖示即可，但有些人可能不知道點開圖示旁的倒三角形，還有其他功能可以運用，而且非常實用，像是平均值、最大值、最小值的計算，分別以「AVERAGE」、「MAX」、「MIN」三種函數表示，如果要計算的範圍比較簡單，點一下就會自動判讀並算出結果，相對的如果是比較複雜、系統不好判定的範圍，再用插入函數，手動輸入數值來計算。