電腦小教室 / 第 31 頁

一般來說微軟 Office 系列預設都有自動回復功能，當你當機後再次開啟文件會立即顯示，只是很多人不知道從哪裡可以進階設定，例如希望修改自動恢復的時間段等等，而自動備份功能則是比較隱藏，沒有特別設定的話是不會幫你備份成另一個檔案的，今天阿湯針對 Excel 來示範，大家可以藉此再次檢查程式設定，並建立備份，避免停電、當機時沒儲存的資料又得再打一遍。

講到雲端硬碟應該大部分人都用 Google Drive，不只空間夠大更重要的是可以與 Google 帳號的相關工具連動，可以快速連到 Gmail、相簿或是直接在裡面建立文件，但其實還可以例如手機 APP 來配合管理，像名片、DM 等資料，可以利用掃描成 PDF 檔的方式，再使用文字辨識，將檔案存入雲端硬碟一併管理，或是將資料複製貼上到 Excel 整理，就不用一個個 Key，也方便確認所有需要的名片或文件都有收集。

Excel 好像有一陣子沒出小教室了，今天阿湯要教大家的是一個比較隱藏版的功能：在工作表中加入「監看視窗」，這項功能應該很少人會用到，但其實很好用啊，尤其當你面對一份巨大的表格，密密麻麻的好幾行好幾列，但需要觀察其中某個儲存格或好幾個儲存格的變化，例如算式到最後這一格會變成什麼數字，使用監看視窗就能一直追蹤，不用上下爬，跳到其他工作表也不用一直切換。

現在大部份的電腦都要能上網才能工作，但還是聽說有的公司會將電腦裡的上網功能鎖起來，不讓員工在上班時間上網，通常是針對禁止使用瀏覽器，公司內部網頁或 Outlook 信箱還是可以使用（不然拔網路線就好），這種功能可以在控制台裡的防火牆設置，也可以在這裡破解，家用電腦也能用這個方式來禁用上網功能，不然大人不在家小朋友打開電腦瀏覽器一點就上網，不好管教。

雖然阿湯介紹過不少可取代 Photoshop 的影像處理軟體，但有些人的電腦就是不合用，有的公司還規定不能下載其他東西，不過微軟 Office 系列倒是每台電腦必備，加上前幾天有網友說在家都用 PowerPoint 2010 去背，可是公司電腦裡的版本只有到 2007，只能去除單一顏色的背景，怎麼辦？那就把背景改成單一色彩就好啦，只是比較麻煩。

大家應該有遇過，如果是網路上複製下來的文字，常常是藍色加底線的，這是連網址連結都複製過來了，滑鼠不小心點到就連到那個網頁，原本的文字還會因為有用過而變成咖啡色，如果要的只是文字就蠻麻煩的，或者是在 Excel 工作表、Word 文件中原本就設好超連結，最後要取消怎麼辦？其實都可以用「清除格式」，或是改變「樣式」來完成，不用一個個花時間將字型更改。

阿湯使用 Gmail 也好多年了，信箱容量大、收發速度快、使用方便基本上很少遇到問題，不過上禮拜有網友提到在公司使用 Gmail 線上收信忘記登出，又是公用電腦的情況下信箱內容都被看光光，想以後都用自己電腦裡的 Outlook 2007 收信，也不用擔心網路連不上無法繼續編輯、查看資料，詢問阿湯可不可以教她設定？當然可以，就在這裡一併教大家吧。

幾年前阿湯曾經用影片教大家合併列印的技巧，事實上這真的是非常好用的文件處理方式，尤其在處理信封或大量宣傳資料的時候一定要用這招，省時又省力，不過除了將資料列印出來，其實也可以結合 Outlook 使用，例如同樣的信件要寄給一堆人，以往都是使用通告信的方式，寫完直接將所有收件者加入清單寄出，但這樣做一方面有個資洩漏問題，一方面又沒誠意，這時就可以運用這項技巧將信件批次處理。

不正常的開關機很容易使電腦故障發生問題，我們可以在 Windows 中的「事件檢視器」建立自訂檢視，來記錄開關機時間與狀態，事件檢視器就像一個電腦裡的日誌，隨著電腦啟動和關閉，在這裡可以查看應用程式、安全性、系統等活動紀錄，只要在事件檢視器中建立好開關機的紀錄檔，就會將發生的狀況儲存起來，有助於我們了解問題點並盡快修正。

有時候要閱讀的資料非常龐大，或是有不少重點要背起來，偏偏這些資料都是 Word 檔，除了印下來處理之外，應該不少人會直接在檔案內容使用「文字醒目提示」吧？將文字反白再點「文字醒目提示」選個顏色，就會像螢光筆一樣幫選取的文字加上底色，也可以先用電子檔都畫好再印出來，比拿著螢光筆畫整齊，但如果印出來後發現顏色不適合，要改顏色呢怎麼辦？千萬不要全部重畫了。