電腦小教室 / 第 29 頁

一般來說追蹤修訂的功能，大部分用在多人共同編輯的 Excel 檔案，例如業績統計表、數量登記等等，如果沒有開啟追蹤功能，就不會知道這份文件有誰更動、什麼時候、更改了哪些內容，而只要開啟這項功能，就會像監視器一樣將變動的痕跡一個個記錄下來，自己也可以檢視所有動作後，藉由接受或拒絕修訂，將整份文件重新整理、編輯，可說是相當方便的功能。

如果要做一份行事曆或是業績表、出貨表之類，都可能要用到重複的月份或是日期，例如每月一號發薪水，如果要做成整年度的表格原始方式就是從 1 月 1 號打到 12 月 1 號，但其實我們有更快的方法，只要利用「智慧標籤」就可以在複製儲存格的時候，直接修改填滿的類型，以天數、工作日、月還是年來填滿都能選擇，比一格格輸入或複製起來再修改數字快多了。

Windows 10 真的蠻多不需要的多餘功能或設定，例如每次更新完後一再出現的歡迎畫面，有時候還附帶這次更新了哪些內容，或只是登出再登入帳戶也會出現類似的畫面，生怕大家不會用似的，更何況有些時候會剛好在這裡當機，在更新中什麼都無法做的情況下只好重開機…這些 Windows 10 的「貼心」服務其實都可以關閉的，就讓阿湯來告訴大家去哪裡調整。

畢業季剛過，阿湯的粉絲團也加入了一些社會新鮮人，就有網友傳訊希望阿湯教一些關於 Excel 儲存格的設定，因為學生時期根本沒開過 Excel，第一份工作就要用到 Excel，覺得陌生又心慌，但在公司根本不會有人一步步教，所以一直出錯被罵...今天阿湯就先來介紹基本的儲存格設定，希望大家學會之後可以增進工作效率，對自己也更有信心。

Word 裡的「尋找」功能用來找中文字詞通常不會有太大的問題，但如果是英文，如果沒特別設定可能會找到一些不相干的、不是自己要的目標，例如只是要找「my」可能會連「mysellf」「myfone」一起搜出來，更何況是一些，面對一大篇英文文章要精準過濾出正確的結果，就要進階設定選項，例如勾選「全字拼寫需相符」，就不會有不完整的結果跑出來了。

Google 表單好用之處在於不管你設了什麼問題、什麼形式，都可以讓填表者依照你要的格式回答，當然很多時候必須加入一些限制，讓收到的回覆整齊一點才好整理，尤其處理的人數越多，越會出現一些答非所問、來亂的回答，例如團購零食說好數量必須 10 包起跳，卻有人填 5，那就還要去確認是填錯還是想試試看 5 包會不會通過，這時只要將答案範圍設定 10 以上，就不會出現不符的回覆了。

使用 Google 表單大部分都是以「填表」的形式來回覆，也就是打字輸入或點選答案，其實除此之外 Google 表單還有更多用法，之前有朋友希望大家可以提供想要的活動配樂，而且要直接給他影音檔才方便編輯（不能只給歌名），就想到好像有在 Google 表單看過上傳檔案的選項，一試之下覺得超好用，不只可以收集音樂還有文件、圖片等項目可選擇，阿湯就來示範一下吧。

在處理 Excel 文件的時候，如果要增加說明，通常初學者都會直接以 Word 的模式思考，在空白處寫上「PS＋補充內容」，但其實 Excel 有一個插入註解的功能，可以在補充的同時維持內容的乾淨與清晰，畢竟 Excel 的概念是「試算表」，不適合在版面加上一堆文字敘述，而註解的方式也更適用於其他使用者對原始文件的的批改與再次編輯，方便處理龐大且繁雜的文件。

上次阿湯發起團購貓咪餵食器的時候，有網友看到我是用 Google 表單統計，就順便問了一些問題，因為她平常也是用 Google 表單在統計一些資料，但用的不太順手，例如要怎麼「設定截止時間關閉」、或是多少人「額滿截止」等等，像發起這種可能含有陌生人的團購最麻煩的是不方便一個個對話，如果不加一些填寫限制容易造成糾紛，這位網友就曾經遇到已額滿但檔案還開著被懷疑是騙資料的，阿湯今天先就這兩點來教學。

大家都是用什麼來裁切圖片的尺寸呢？大部分的圖片瀏覽器只能做到方形裁減，用來快速去除多餘的部分，但如果是一些特殊形狀，例如星星、花朵、動物等符號，可能就要開啟像 Photoshop 等影像編輯軟體才能處理，其實有一種很簡單的方式，專屬於用 Mac 的朋友，只要打開 iWork 後新增空白檔案，再使用「形狀遮罩」的方式即可輕鬆完成裁切。