office相關教學-2 / 第 4 頁

在 Word 中有一個算是很方便的功能，叫做「自動校正」，這功能在很多地方有用到，比如自動編號，自動項目符號、自動表格等，但有一項我們不一定會用到的叫做「自動框線」，簡單的說，比如我們輸入三個等號 = 後再按下 Enter，會自動把這三個等號變成是整條的雙橫線分隔線，這就是自動校正框線，一共有六種，往下來跟大家一一解說，如果用不到也可以往下看看怎麼設定取消不使用。

最近阿湯在使用 Excel 時，用了一個很久沒用到的小技巧，突然覺得可以和大家分享一下，因為很多人應該都不知道，壓根也沒想過可以這樣做，是這樣的，當我有一整列的資料假設十筆，那麼我想要將第 3 筆資料移動到第 7 筆的話，要怎麼做？先前我看到有比較土法鍊鋼的方法是，將第 3 筆先剪去別的欄位，然後再把第 4~7 筆剪下後到第 3 筆位置貼上，最後把第 3 筆資料放到第 7 筆的欄位，嗯.... 不覺得步驟很多嗎？往下來教大家一秒搞定。

在 Excel 裡，IF 這個函數的使用頻率可以說相當的高，但很多人不知道 IF 這個函數就是歸類在邏輯函數之一，如果你是唸理工類的系別，應該對於邏輯是不會陌生，也能馬上理解這些函數的功用，今天阿湯就來分享一下，IF 函數再加上邏輯函數後，用來判斷多條件時，其實就是一個絕配的方式，對於製作大型 Excel 圖片也幾乎是必學的函數內容，往下就來舉個簡單的例子吧。

繼昨天的教學，有人很快的舉一反三，如果常用的字型有 2~3 個，有沒有什麼方法可以更快的使用？當然... 既然你都誠心誠意的發問了，我就大.......... 告訴你，Word 裡面，除了可以設定一開始就想使用的預設字型外，還有一個「自訂快捷鍵」功能很少人使用，但阿湯本人是覺得神好用，特別是常在用 Office 的都要學會，今天就來教大家怎麼為常用的字型設置快捷鍵，日後就不用找半天直接套用。

在 Word 裡，每次開文件時，預設字型分別是英文字型的 Calibri 以及中文字型的新細明體，但我相信很多人有自行安裝字型的，基本上都是用自己的字型居多，每次打開 Word 就是不斷的修改字型，但 Word 本來就有內建預設字型修改的功能啊，只要先進行設定，每次進入 Word 新開文字都會以你設定的字型做為預設，不需要每次修改，節省超多時間。

最近又接獲廣大鄉親的發問，問題是這樣的，平常在 Key 單的時候，在類別的部份如果是相同的就會先留空白，後續再用下拉的方式填滿相同內容，但類別每次都有 20 幾個，所以每次都下拉 20 幾次，這位鄉親的問題是，有沒有方法可以一次將所有空格直接填入相同分類，答案當然是有的，而且很簡單，往下我們就來看看阿湯這次是怎麼解決鄉親的煩惱。

很多人除了問我 Excel 相關問題外，也很常會有人問我的 Excel 是去哪裡學的，有網站參考嗎？或者有曾經上過什麼課？答案是：我沒上過課，但確實有網站參考。一般來說，當我對一個函數不熟時，我就會到 Google 去搜尋用法，但後來，我就換了一個網站去搜尋，因為不只可以查看函數的用法跟解說，還可以知道該函數在 Office 幾版之後才有，這麼一來在寫函數公式時，才知道應該用哪些比較好，儘可能的會以新舊版通用的為主。

平常我在 Excel 裡大多是在計算針對某個值的重複數量是多少，第一次有人問我：不重複的資料有幾筆要怎麼算，我思考了一下，大致上有二種做法，計算有資料的儲存格數量有多少，再去扣掉重複的資料，或者找出重複值有多少，再利用一點點邏輯運算就可以搞定，今天要教大家的就是第二個方法，順便訓練一下大家腦袋計算能力，後面再加碼一下，如果平常看別人的公式不太理解時，該怎麼拆解看每步驟的值，往下來看。

當我們在 Excel 中輸入日期時，普遍我們會這樣輸入：2019/10/10 或是 2019-10-10，以便我們後續可以透過儲存格格式來變更日期顯示方式，不過很多系統產生的報表，日期會是純數字格式，或者我們想要加速手 Key 速度，就去掉中間的符號，但是問題來了，純數字格式的日期，我們無法用儲存格格式中的日期來轉換其他顯示方式，所以今天來教一下大家怎麼用 TEXT 這個神奇的函數轉換純數字的日期格式，當然，這只是一個很基礎的用法，TEXT 的功能其實非常強大，先往下來看一下幼幼班的程度吧。

前二天分享了「Ctrl + D」在 Word 裡有什麼功用，今天在洗澡時在思考，還有沒有什麼很簡單好記又超實用的快捷鍵，最後想了一下，沒想到還真的有，而且比 Ctrl + D 更好記下，那就是「Shift」這個鍵，別以為是要教你用來選取連續內容，那就太弱了，想必大家都會用，而且那也不算是 Word 裡專屬的功能，往下來就來跟大家分享二個「Shift」鍵的妙用吧。