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隨著微軟 Office 系列越來越進步，現在製作簡報可加入的元素越來越多， PowerPoint 的功能也越來越強大，像是阿湯寫過的「利用 SmartArt 圖形功能，讓圖片自動在 PPT 中快速排版」這篇，就介紹了方便的 SmartArt 模板，現在要在投影片上畫圖都沒問題，內建就有各種形狀可使用，只要在置入後叫出格式設定，就能盡情編輯內容，視窗也可任意移動調整成最適合你的模式。

阿湯整理「即時口譯 APP 懶人包」的時候介紹過微軟翻譯，那時的測試結果正確度跟 Google 差不多，算是蠻優秀的翻譯工具，前陣子微軟再接再厲推出了 Microsoft Garage 專案的「Presentation Translator」這項 PowerPoint 增益集，可以即時翻譯和上字幕，並支援超過 60 多種語言，遇到需要翻譯的時候就可以使用這項工具，快速轉換簡報內容。

上次發表這篇「如何使用 Word 編輯 PowerPoint 大綱，再匯入簡報進行製作」後，有網友跟阿湯說其實也可以用記事本（文字文件）來編輯，而且速度比 Word 快很多，由於阿湯很少在用記事本就稍微研究一下，發現超級簡單的！只要將資料打進去再利用「Tab」鍵就能完成，不用選擇這行是標題一、標題二，但前提就是你對投影片的架構已經相當清楚，比較不容易搞混，一起來看看怎麼用吧。

在講究無紙本的環保概念下，已經有一些企業請員工將簡報檔儲存到手機或平板來閱讀，但就阿湯所知大部分的公司還是會用原始的方式，全部印出來給員工閱讀方便筆記，於是有朋友問阿湯可不可以在簡報檔的頁首頁尾加入註記，並讓這些內容顯示在紙本上，但當作投影片播放的時候不要顯示呢？很簡單，只要在插入頁首頁尾的時候在「備忘稿及講義」編輯，要列印檔案的時候再調整設定即可。

常用的簡報製作的方式一種是直接新增投影片，再一張一張輸入文字，另一種是從 Word 檔或其他檔案複製文字內容，再貼到 PPT 上面，阿湯因為習慣保留文字檔所以比較傾向後者，但會先將 Word 檔裡面的文字分好段落再一次匯出，比一段一段複製貼上、手動加入項目符號還有效率，再決定形式的同時也規劃好報告的整體脈絡，思維也會更清晰許多。

之前阿湯介紹了不少電腦螢幕錄製的軟體，像是 Ashampoo Snap、ScreenToGif 等等，而 Windows 10 和 Mac 也有內建螢幕錄影，但有人可能不知道 PowerPoint 2013 以後的版本也有支援這項功能，讓你可以直接在製作簡報的時候，利用插入的方式來錄製視訊，完成後還能在 PPT 進行簡單的剪輯和添加效果，最後也能存成 MP4 格式，不用另外錄影後再轉檔插入。

在準備簡報資料的時候一定會遇到不少需要調整的地方，尤其是與其他成員合力編輯、或是長官你一言我一語，一份 PPT 除了哪些要刪減哪裡要新增，最麻煩的就是順序了，如果你的投影片內容豐富張數不少，要一張張拉肯定會眼花，其實我們可以將整份簡報分類別和段落，再從「投影片瀏覽」的地方檢視即可輕鬆移動，不管是用段落或單張來移，都會比直接從編輯頁面來處理清楚、方便得多。

上次阿湯這篇「利用 SmartArt 圖形功能，讓圖片自動在 PPT 中快速排版」獲得許多迴響，其實阿湯有點訝異原來很多人根本沒用過這項功能，於是今天一樣利用 PowerPoint 講解 SmartArt 可以做到的事，包含如何解散群組自由編排、依類別選擇顏色與樣式，算是進階帶大家看一遍，不過阿湯也在學習中啦，還是希望和各位多多交流心得，讓簡報更精進。

上次有網友跟阿湯求救，說老闆叫他將整份簡報「單獨」存檔「分開」傳給廠商，一開始阿湯還沒聽懂，搞清楚才知道是將簡報中的每一張投影片單獨存一張檔案，問題是總共有一百多張，難道要開一百多個檔案來另存？千萬不要用那麼笨的方法，其實只要在發佈的地方調整一下，將投影片儲存到另個資料夾，再開啟就是獨立的一張張投影片，要編輯或傳送給別人就很方便了。

現在 PowerPonit 高手如林，聽說有的提案現場都在比誰做的簡報檔最有特色（比提案內容更引人注目…），不知道大家在簡報的最後一張都放什麼呢？無論多精彩的簡報，看到最後也是會累的，除了放上一張謝謝觀賞之類的句子，也可以利用動畫效果，列出工作團隊或是要感謝哪些人，再讓這些文字一行行往上跑，就像很多影片結尾那樣，一定會讓觀眾的印象更為深刻，搭配音樂效果更佳。