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慣用 Word 打資料的朋友們應該都用過項目符號清單，尤其文章內容又長又繁雜的時候，加入項目符號列表會讓文章整體看起來比較整齊有秩序，但其實除了 Word 預設的項目符號可以用之外，也可以自訂一些圖片來增加視覺效果，讓內容看起來更活潑，適合用在一些非正式或比較需要設計感的文件上，也不會像插圖占掉那麼大的空間，大家可以試試看。

在 Excel 中如果要排序，通常在欄位按右鍵後就會出現預設 A→Z 或 Z→A 讓你選擇，對於中文來說，這種情況下排序的結果往往是按第一個字的筆劃來排，但我們實際應用的時候常會碰到需要按其他方式排序的狀況，像工作方面的文件可能會遇到人名、職稱等五花八門的值需要重新排，資料沒那麼多還可以一個一個 KEY 或是複製貼上，如果碰到大量資料那要弄到什麼時候，別擔心，只要自訂排序就可以了。

阿湯昨天在網路上看到一位幼稚園老師發問，她希望 Word 檔的底圖可以完全延展沒有白邊，可是不管怎麼調整邊界都沒辦法填滿一整個頁面，整份教材的背景圖片都帶有白邊就變得不好看，請大家幫幫她…其實方法很簡單只是大部分人想錯方向，只要從文件頁首或頁尾的地方插入圖片就好了，調整之後還可以讓你每一頁的底圖都是同一張，節省不少時間，阿湯就來教大家怎麼做吧。

常常需要製作簡報的朋友不知道有沒有在注意「 Sway 」這套軟體，一開始只有線上預覽版，後來推出正式版也一段時間了，但似乎用過的朋友還是不多，只要你的系統是 Windows 10 都可以在「市集」找到這款 Office 軟體免費下載，Sway 就像是生動版的 PowerPoint，可以同步將線上找到的資訊丟進簡報內容，並儲存在雲端，因此它的介面跟網頁很像，是一整頁往下卷的，不是一張一張的，思緒也不會被打斷，大家下次可以用 Sway 來製作簡報試試。

以前工作時常常碰到把一份 Word 文件放在公司雲端給大家填寫，但很容易發生每個人填寫格式不同而造成傳回來的檔案內容亂七八糟不一致，原本制式的內容也容易被動到（無論是不小心還是故意），其實只要在文件發出去之前先啟動文件保護，限制大家可以更改的區域，就可以避免這個問題，同時也可以將修改權指定給特定人士（例如主管），這樣做之後相信文件內容就會整齊多了。

相信大家工作時常常需要列印比 A4 還要大的圖檔，作為宣傳海報或背景裝飾。這時候就需要靠分割列印，將要用的圖檔放大後，再像拼圖一樣用 A4 紙拼貼。談到分割列印，通常會立即想到使用非常好色或 illustrator 等繪圖軟體，再講究一點乾脆直接花錢送印刷廠大圖輸出，但你知道，其實人人都有的 Office 軟體 Excel 就可以作分割列印嗎？只要簡單幾個步驟，不用下載其他軟體，也不須另外花錢就可以完成。

其實阿湯 Excel 會的只是皮毛，寫出來的教學也不多，不過不時都會有網友來問問題，這次問阿湯的是，Excel 如果很大量資料時，公式跟資料到處都有，我都是用什麼方式來快速檢查這些公式裡的資料區域位置呢？比如 B:B 是代表電話，但每次在檢查公式時，看到 B:B 就還要到 B 欄位去看看頂端名稱是用什麼，這樣來回檢查好像有點慢。其實我們可以把 B:B 這樣的區域改為用你定義的「名稱」來代表，這樣一來不論是在撰寫公式或是檢查時就會方便很多。

有網友問到阿湯有關 Office 的一個問題，平常如果鎖密碼的文件幾乎看到都是用 PDF 檔案，那像 Office 檔案像是 Word、Excel 或是 PPT 能不能也像 PDF 一樣設定密碼，當要開啟時必須輸入密碼才能開啟，好像有看過這樣的文件，但一時找不到要去哪裡設定，今天阿湯就來教大家怎麼將一些比較隱私的 Office 文件加密碼，才不會被其他人隨便開啟查看，而且密碼功能其實很久之前的 Office 版本就有了，只是大家鮮少用到就沒特別注意罷了。