office-相關教學 / 第 6 頁

上次發表這篇「如何使用 Word 編輯 PowerPoint 大綱，再匯入簡報進行製作」後，有網友跟阿湯說其實也可以用記事本（文字文件）來編輯，而且速度比 Word 快很多，由於阿湯很少在用記事本就稍微研究一下，發現超級簡單的！只要將資料打進去再利用「Tab」鍵就能完成，不用選擇這行是標題一、標題二，但前提就是你對投影片的架構已經相當清楚，比較不容易搞混，一起來看看怎麼用吧。

在 Excel 中一次選擇相鄰的儲存格非常簡單，滑鼠拉一下就能完成，但如果你遇到的情況是必須選擇許多不相鄰的儲存格呢？不管是刪除數據還是更改格式，都有可能會碰到這樣的處理內容，如果不知道怎麼用可能就傻傻的一個一個選一個一個去改，千萬不要用那麼沒有效率的方式，這篇阿湯就教大家，怎麼用鍵盤加滑鼠，或者是單用鍵盤來選擇多個「不相鄰」儲存格的方法。

在講究無紙本的環保概念下，已經有一些企業請員工將簡報檔儲存到手機或平板來閱讀，但就阿湯所知大部分的公司還是會用原始的方式，全部印出來給員工閱讀方便筆記，於是有朋友問阿湯可不可以在簡報檔的頁首頁尾加入註記，並讓這些內容顯示在紙本上，但當作投影片播放的時候不要顯示呢？很簡單，只要在插入頁首頁尾的時候在「備忘稿及講義」編輯，要列印檔案的時候再調整設定即可。

慣用 Excel 的人都知道，如果要進行加總只要按一下功能列中的「Σ」圖示即可，但有些人可能不知道點開圖示旁的倒三角形，還有其他功能可以運用，而且非常實用，像是平均值、最大值、最小值的計算，分別以「AVERAGE」、「MAX」、「MIN」三種函數表示，如果要計算的範圍比較簡單，點一下就會自動判讀並算出結果，相對的如果是比較複雜、系統不好判定的範圍，再用插入函數，手動輸入數值來計算。

常用的簡報製作的方式一種是直接新增投影片，再一張一張輸入文字，另一種是從 Word 檔或其他檔案複製文字內容，再貼到 PPT 上面，阿湯因為習慣保留文字檔所以比較傾向後者，但會先將 Word 檔裡面的文字分好段落再一次匯出，比一段一段複製貼上、手動加入項目符號還有效率，再決定形式的同時也規劃好報告的整體脈絡，思維也會更清晰許多。

上周阿湯這篇「使用「資料驗證」製作下拉式選單，就不怕輸入錯誤」獲得廣大迴響，有網友跟阿湯說看起來很複雜沒想到那麼好用，只是選單內的文字可以改大小嗎？預設的大小實在不好閱讀，遇上資料一多很容易眼花選錯，那就失去了製作清單的本意了，後來阿湯搜尋過別人的作法，發現沒有比較簡易的方式，除非利用 VBA 這樣的程式語言去設定，但實在很複雜，不過大家可以使用一個折衷的方式：利用顯示比例來調整。

昨天收到一張 Excel 表格的截圖，上面顯示出計算出的結果為「#VALUE!」，網友很疑惑地說只是普通的數值相乘為什麼會出現錯誤？阿湯仔細一看原來表格中不只有數字，還含有「空格」和「文字」，這種情況下就不能用「*」將儲存格相乘了事，必須用到函數「PRODUCT」來計算才行，大家一聽到函數是不是又頭痛了？不用緊張，阿湯教的都很簡單的。

之前阿湯介紹了不少電腦螢幕錄製的軟體，像是 Ashampoo Snap、ScreenToGif 等等，而 Windows 10 和 Mac 也有內建螢幕錄影，但有人可能不知道 PowerPoint 2013 以後的版本也有支援這項功能，讓你可以直接在製作簡報的時候，利用插入的方式來錄製視訊，完成後還能在 PPT 進行簡單的剪輯和添加效果，最後也能存成 MP4 格式，不用另外錄影後再轉檔插入。

以往阿湯介紹的一些旅行規劃工具都是以 APP 為主，但後來發現一些不習慣用智慧型手機的人還是喜歡打成 Word 存檔，對他們來說印成一張張的 A4 紙比看著小小的手機螢幕方便得多，那麼可以利用微軟 Office 提供的專案範本，其中就有「旅行規劃工具」，內容包括基本的目的地、早餐、預計行程、住宿等等，還可以加上照片輔助，簡單清楚的完成計畫表，再看是不是要印出來或當作 Email 附件寄出。

建立人事資料表是很麻煩的事情，尤其員工很多的公司如果要求紀錄的項目又很多，一個一個打實在很累，其實我們可以將一些固定的資料製作成清單，例如性別、血型、星座等，目前都是那幾個不會變動，就建立一個下拉式選單並利用「資料驗證」的方式，讓你在選擇的同時也不會出錯，而這樣的清單因為是自訂的，也可隨時變更內容方便活用，直接用滑鼠點選，省去不少鍵盤輸入的時間。