office-相關教學 / 第 10 頁

阿湯平常放在網站上的圖片都會先統一規格，要修改也是會在網站後台處理，如果是一般 Word 文件插入圖片的話，應該大部分人都會先插再說，但碰到要更改效果或其他編輯方式就要一個一個改，如果要調整的內容很細還要另外花時間去處理，這時候我們可以使用簡單的方式一鍵重複修改的動作，讓所有圖片快速統一成一樣的效果，千萬不要一張一張改放費時間啊。

在 Word 打字一般來說當你按下「Enter」鍵，就會出現一個淺灰色的符號，正確說法叫段落標記，但也有人叫它換行符號、段落符號或「Enter 產生符號」，在大家已經習慣它存在的前提下，其實要不要取消好像也沒什麼差，反正實際列印也不會印出來，但如果要擷取 Word 的畫面，例如阿湯做教學示範要用的圖片，版面就明顯不夠乾淨，如果你很在意的話，其實可以取消顯示，讓它不要出現就好。

Word 的表格設定似乎很多人都不太熟悉，前幾天寫的「Word 小教室 - 當表格跨頁時，如何設定不留多餘的空白區塊？」獲得了廣大的迴響，今天再來教一招，其實也是非常簡單，平常做一份表單，只要跨到下一頁就沒有表頭了，如果不清楚表格內容在寫什麼就只能往上滑到首頁，不然就要自己複製貼上，這樣對於很多頁的大型表單實在很不方便，同樣的問題在 Excel 中只要凍結窗格就行了，在 Word 呢？

雖然 Excel 比較適合拿來做表格資料，但還是有很多人習慣用 Word 來處理，當然 Word 有 Word 的好處，至少版面比密密麻麻的 Excel 乾淨多了，不過在做表格的時候，如果內容很多需要橫跨頁面，常常會在跨頁的表格中間產生一片多餘的空白區塊，這樣真的蠻醜的，也浪費版面，不過改善的方式也超級簡單，只要加入一個設定就可以了。

今天介紹的其實是之前「啟動文件保護功能限制編輯區域，讓部分內容只給特定人士修改」這篇的延伸版，簡單來說就是不讓其他人亂填之外，乾脆建立一個清單限制只有哪些項目可以選，讓收到檔案的人連打字都不用，直接選一選繳回即可，再加上前面教的限制編輯區域就能固定格式，維持內容整齊，填寫速度也更快，專門對付那些懶到不行，一聽到要交資料就哀哀叫的同事，一定覺得你超貼心的。

快兩個禮拜沒出 Excel 小教室，竟然就有人催稿了，其實阿湯也是邊學邊分享，有什麼教得不好還請大家多多指教，今天要教的東西也很基本，有時候做資料碰到比較講究（龜毛）的主管，會對表格的呈現方式特別要求，橫列要放什麼、直排要放什麼，這也沒什麼不對，但如果等你都做完了才說，總不能通通重 Key 吧，修改方法很簡單，但不知道的人就真的不會知道，阿湯就來帶大家做一遍。

如果你的工作常用到 Excel，一定免不了處理大大小小的表格，尤其行政管理方面的內部工作，各種五花八門的資料都用 Excel 檔處理，常常看得頭都痛了…其實你可以把這些表格圖示化，讓它們看起來立體一點，會比單純只有數字的內容更清楚也更好懂，也不容易眼花看錯，畢竟圖像比文字更好閱讀，只要簡單幾個步驟、改變一下設定就能讓表格一目瞭然。

不管是學生還是上班族，微軟 Office 裡最常用的程式多半都是 Word，應該很多人第一次打資料也是用 Word 檔，而當我們在用 Word 處理文件的時候，一定會常常遇到文字需要對齊的狀況，不管是上下兩行還是好幾行，如果是連續按空白鍵，很難做到真正的「對齊」，Word 都用那麼久了，其實我們可以不要用那麼笨的方法，只要在尺規上加入「定位點」再搭配「Tab 鍵」，就可以將文章對得輕鬆又整齊。

在使用 Excel 製作表格的時候，如果自己或老闆不怎麼要求表頭那一格，那就讓它空白也沒差，反正內容看得懂就好，但通常還是會編輯一下吧（阿湯絕對不會說自己都空白），一般簡單的表格多半只有兩欄還算好處理，但碰到兩欄以上的複雜表格，步驟就比較多一點，可能有人還不知道這種表頭要用什麼來畫、怎樣弄比較好看，今天阿湯就針對超過兩欄的表格，來教大家怎麼手動畫斜線。

常用 Word 的朋友對文字下方紅色和綠色的底線一定不陌生，不管是中文還是英文，只要 Word 偵測到內容可能有拼字或語法的錯誤時，在你打完字的當下就會貼心地冒出底線提醒，對於經常打錯字的人應該很適用，但更常遇到的情況是明明不是錯字、文法也正確還是跳出底線，如果你覺得這個功能很礙眼也不太需要，其實可以在校訂功能區，將拼字與文法的檢查設定改掉即可。